Management visuel – Présentation du contexte

L’entreprise JA Gastronomie, P.M.E. angevine, est une boucherie spécialisée dans la sélection et la découpe de viandes de race et de haute qualité.

L’entreprise connait depuis plusieurs mois une croissance forte. Les salariés sont des gens passionnés par leur métier, particulièrement orientés clients et fiers des produits sourcés.

Les fondateurs, Cyrille JOURNIAC et Emmanuel ARAGON, ont ressenti le besoin de revisiter l’organisation, de structurer les process et la communication sans dénaturer l’ADN de JA Gastronomie : culture orale forte, relation de proximité et de confiance.

Les objectifs de l’accompagnement

Notre challenge majeur a porté sur le dosage des éléments de structuration.

Pour les accompagner dans cette démarche, nous avons travaillé sur différents points : le mapping des processus, la mise en place de temps d’échanges formalisés, la création de supports visuels, le développement d’un outil de suivi des points d’amélioration.

Notre accompagnement

Cartographie de processus

Nous avons cartographié les processus au sein de l’entreprise, l’idée était de faciliter la lecture de l’organisation pour les nouveaux collaborateurs. Ce travail liminaire a également permis de formaliser les différents services et d’identifier un référent pour chacun d’entre eux.

Modalités d’échanges

Nous avons ensuite abordé le cœur de la mission : définir les routines de communication.

Nous avons co-construit différents formats de réunion :

  • Aller/Retour EFIA : un point de synchronisation quotidien (15 minutes) pour le suivi des actions et le partage des informations au sein de chaque service.
  • Passe-plat EFIA : un temps d’approfondissement (15 minutes) entre les services pour le partage d’informations et l’analyse des problématiques.
  • Basse Température EFIA : un temps d’arbitrage hebdomadaire (30 minutes) pour échanger sur la stratégie et la vision de l’équipe de direction.
  • ROTI EFIA : un temps de rétrospective ciblé sur un projet ou une action spécifique.

Supports de management visuel

Pour chacune de ces séquences, nous avons mis en place des tableaux de management visuel.

Ceux-ci ont été dans un premier temps des prototypes afin de pouvoir les adapter après bout de deux mois d’utilisation. Le management visuel permet le partage d’informations mais également le suivi de l’activité. En effet, cela permet, en un coup d’œil, de connaître les indicateurs et les actions à faire, en cours, terminées, là où il y a des points de blocage, etc.

Nous avons également mis en place un outil numérique permettant à chaque collaborateur de signaler un grain de sable qu’il a rencontré dans le cadre de son travail que cela soit le retour d’un client, un retard de livraison d’un fournisseur ou encore la casse d’un matériel.

Cet outil permet ainsi de suivre ces grains de sable afin d’améliorer le fonctionnement de l’entreprise et éviter qu’ils se reproduisent.

Retours de notre client 

« L’organisation de l’information est de plus en plus importante pour une entreprise comme la nôtre qui grandit et qui doit se structurer pour passer un nouveau pallier de croissance. EFIA a été développé dans ce sens afin que tous les salariés JA Gastronomie se sentent responsabilisés et considérés au sein de l’entreprise. Grâce à Valeurs and Co, nous avons pu mettre en place des outils : points quotidiens, outil collaboratif et supports visuels afin que l’information et l’animation des équipes collent au plus près à nos attentes. L’objectif final est de s’améliorer au quotidien afin de toujours mieux servir le client et traiter les informations de manière efficace. »

Quels sont les apports du management visuel ?

L’outil :
  • Facilite en premier lieu la diffusion d’informations. Nous l’oublions parfois mais l’écriture reste un frein à la communication que cela soit lié à de l’analphabétisme ou à la barrière de la langue dans une entreprise internationale. Le dessin, langage universel, contourne ce biais.
  • Optimise également le temps. Finies les réunions longues et non productives, plus besoin de répéter N fois la même information. Le management visuel change les habitudes et revisite l’organisation des prises de décision. Certaines entreprises disent économiser jusqu’à une demie journée par semaine grâce à la mise en place du management visuel. On a fait le calcul pour vous : cela représente un mois par an !
  • Pour continuer diminue le stress. Le visuel sert de support aux échanges oraux. Nous savons rapidement ce qui a été fait et ce qui est à faire. Cela permet d’avoir une vision plus globale du projet en un seul coup d’oeil. Le visuel permet également de mieux mémoriser.
  • Favorise enfin l’innovation grâce à la remontée d’informations mais aussi d’idées. En facilitant la circulation d’informations montantes et descendantes, le management visuel permet à chacun de s’exprimer. Les salariés se sentant d’avantage impliqués feront également preuve de plus de créativité.

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